1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Dienstanweisung legt fest, wie alle Beschäftigten, Auszubildenden und Praktikanten des BilSE-Instituts KI-Systeme nutzen dürfen.
Sie gibt klare Regeln für einen sicheren, verantwortungsvollen und datenschutzkonformen Einsatz und zeigt, worauf bei der Nutzung von KI besonders zu achten ist.
Sie soll Ihnen Sicherheit im Umgang mit KI geben und gleichzeitig ermöglichen, die Vorteile von KI sinnvoll für die tägliche Arbeit zu nutzen.

2. Grundsatz: Der Mensch bleibt verantwortlich!

KI-Systeme helfen bei der täglichen Arbeit, aber die Verantwortung bleibt bei jedem Mitarbeitenden.

3. Umgang mit KI-Ausgaben

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Nicht alles, was die KI ausliefert, stimmt. Oft gibt es Fehler.
Deshalb beachten Sie:

• KI kann falsche oder erfundene Informationen liefern.
• Quellen und Tatsachen können frei erfunden sein.
• KI hat eine "Mathe-Schwäche". Bei Zahlen, Berechnungen und statistischen Auswertungen können Fehler auftreten.

Daher gilt:

• Prüfen Sie die Ergebnisse immer nach.
• Achten Sie dabei auf fachliche Richtigkeit, Verständlichkeit, Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte und Datenschutz.

4. Freigegebene KI-Systeme

Es dürfen ausschließlich freigegebene KI-Systeme verwendet werden.

Liste der freigegebenen Systeme

5. Datenschutz und Vertraulichkeit

Beim Einsatz von KI-Systemen sind die datenschutzrechtlichen und betrieblichen Vorgaben einzuhalten.

Personenbezogene Daten dürfen nicht in KI-Systeme eingegeben werden.

Zu den personenbezogenen Daten gehören beispielsweise:

• Namen und Kontaktdaten,
• Bewerbungs- und Personalunterlagen,
• E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Anschriften,
• Fotos, Audio- und Videoaufnahmen mit erkennbarem Personenbezug.

Besonders sensible und vertrauliche Informationen dürfen ebenfalls nicht in KI-Systeme eingegeben werden.

Dazu gehören insbesondere:

• Gesundheitsdaten und Angaben zu Behinderungen,
• Zugangsdaten, Passwörter und Sicherheitsinformationen,
• vertrauliche Vertrags- und Geschäftsinformationen.

Vor jeder Eingabe ist deshalb zu prüfen:

1. Enthält die Eingabe personenbezogene Daten?
   → Dann dürfen die Daten nicht in das KI-System eingegeben werden.
2. Enthält die Eingabe vertrauliche oder besonders schützenswerte Informationen?
   → Dann dürfen diese Informationen nicht in das KI-System eingegeben werden.
3. Ist das verwendete KI-System für den vorgesehenen Zweck freigegeben?
   → Für dienstliche Zwecke dürfen ausschließlich von BilSE freigegebene KI-Systeme verwendet werden.
4. Kann die Aufgabe ohne Personenbezug bearbeitet werden?
   → Personenbezogene oder vertrauliche Angaben sind vor der Eingabe zu entfernen oder so zu verändern, dass kein Rückschluss auf eine konkrete Person möglich ist.

6. Urheberrecht und Nutzungsrechte

Rein KI-generierte Inhalte sind in der Regel nicht urheberrechtlich geschützt.
Beim Urheberrecht geht es um den Schutz persönlicher geistiger Schöpfung, was voraussetzt, dass ein Mensch die Inhalte erstellt hat.

Jedoch verarbeitet die KI öffentlich zugängliche Werke, an denen Urheberschutz bestehen kann, daher sind KI‑Ausgaben auf mögliche Übernahmen fremder Werke zu prüfen.
Insbesondere bei Personenabbildungen, Logos, Musik und sonstigen geschützten Inhalten darf die Verwendung nicht allein deshalb erfolgen, weil eine KI den Inhalt erstellt oder bearbeitet hat.
Im Zweifel ist der Inhalt nicht zu verwenden.

Das Hochladen fremde Inhalte (Lehrbuchtexte, Skripte, Bilder, Folien von Dritten) in KI‑Systeme ist nur erlaubt, wenn die Nutzungsrechte (AGB, Lizenz) dies gestatten.

7. Kennzeichnung

Der Einsatz von KI soll transparent und nachvollziehbar sein. Dabei gilt: Nicht jeder Einsatz von KI muss gekennzeichnet werden. Entscheidend ist, welchen Einfluss die KI auf den fertigen Inhalt hatte.
Die Entscheidung über die Kennzeichnung richtet sich nach dem tatsächlichen Umfang der KI-Nutzung und nicht allein danach, ob ein KI-System irgendwann im Arbeitsprozess verwendet wurde.

7.1 Keine Kennzeichnung

Eine Kennzeichnung ist grundsätzlich nicht erforderlich, wenn KI lediglich als Hilfsmittel eingesetzt wurde.
Wenn also der fertige Inhalt durch die KI nicht wesentlich geprägt oder verändert wurde.

Beispiele:

• allgemeine Ideenfindung oder Brainstorming,
• Rechtschreib- oder einfache Grammatikprüfung,
• kleinere sprachliche Korrekturen,
• Unterstützung bei der Suche nach Formulierungen,
• technische Hilfsfunktionen ohne wesentlichen Einfluss auf den fertigen Inhalt.

7.2 Kennzeichnungspflicht

KI-GENERIERT
Wurde ein Inhalt wesentlich oder vollständig durch ein KI-System erstellt, kennzeichnen Sie diesen mit: KI-Generiert.

Beispiele:

• ein Text wurde vollständig oder wesentlich durch KI erstellt,
• ein Bild/ eine Grafik wurde durch KI erstellt,
• ein Video oder Audio wurde durch KI erstellt (nicht bearbeitet, das wäre KI-Unterstützt).,
• oder andere Inhalte, bei denen die KI den wesentlichen Teil der Erstellung übernommen hat.

KI-UNTERSTÜTZT
Haben Sie einen eigenen Inhalt erstellt und wurde dieser wesentlich durch KI verändert bzw. erweitert, dann kennzeichnen Sie mit KI-Unterstützt.

Beispiele:

• ein eigener Text wurde mit KI überarbeitet oder wesentlich umformuliert,
• KI wurde zur Strukturierung oder Ausarbeitung eines eigenen Inhalts eingesetzt,
• ein eigener Entwurf wurde mit KI erweitert,
• KI wurde bei einer Übersetzung oder umfangreichen sprachlichen Überarbeitung eingesetzt.

Wann bezeichnet man die KI Nutzung als wesentlich?
Wenn die KI den fertigen Inhalt deutlich mitgeprägt, umfangreich verändert, erweitert oder strukturiert hat, spricht man von einem wesentlichen Beitrag der KI und die betreffenden Inhalte sind zu kennzeichnen.
Eine Kennzeichnung ist dagegen nicht erforderlich, wenn KI nur für kleine Korrekturen, einzelne Formulierungen oder allgemeine Ideen genutzt wurde.

7.3 Art der Kennzeichnung

Die Kennzeichnung soll möglichst direkt am bzw. im Inhalt erfolgen:

• bei Bildern als sichtbares Wasserzeichen, siehe Abbildung

• bei Videos als sichtbare Einblendung,
• bei Audio durch eine geeignete Kennzeichnung beim veröffentlichten Inhalt bzw. in der zugehörigen Beschreibung,
• bei Texten durch einen entsprechenden Hinweis am oder beim veröffentlichten Text.

8. Dokumentation

Wer kennzeichnungspflichtige KI-Inhalte veröffentlichen möchte, hat zu dokumentieren:

• welches KI-System verwendet wurde,
• wofür es eingesetzt wurde,
• wer das Ergebnis geprüft hat.

9. Fehler und Vorfälle

Fehler können passieren. Gerade beim Kopieren von Texten besteht die Gefahr, dass versehentlich personenbezogene oder vertrauliche Daten in einen Prompt gelangen.
Schreiben Sie Ihre Eingaben möglichst selbst und prüfen Sie Texte, die Sie aus anderen Dokumenten oder Quellen übernehmen, vor dem Einfügen in ein KI-System.
Wenn Sie die Kopierfunktion nutzen, achten Sie darauf, nicht erlaubte Daten vor dem Absenden zu entfernen.

Haben Sie versehentlich nicht erlaubte Inhalte in ein KI-System eingegeben oder ein nicht freigegebenes KI-System genutzt, melden Sie dies sofort der Datenschutzbeauftragten.

10. Schulungen

Alle Mitarbeiter:innen sind angehalten an der KI-Basisschulung teilzunehmen.
In dieser Schulung lernen Sie die Regeln für den sicheren und verantwortungsvollen Einsatz von KI, insbesondere zu Datenschutz, Informationssicherheit, Kennzeichnung und zur Kontrolle von KI-Ergebnissen.

Die Schulung wird jährlich wiederholt, so dass Sie immer über neue Entwicklungen und Änderungen der Vorgaben Bescheid wissen.

In Kürze werden weitere KI-Praxisschulungen zu verschiedenen Themen angeboten.
Um den genauen Bedarf zu ermitteln, bitten wir Sie, an der KI-Umfrage teilzunehmen.

11. Verantwortlichkeiten